Multitasking – Freund oder Feind?

Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von ständigen Arbeits­unterbrechungen; Multitasking gehört für viele Beschäftig­te zum beruflichen Alltag:

Grade brütet man noch über dem neuen Auftragsentwurf, da fordert der Chef die Kostenkalkulationen des neuen Großbauprojekts. Will man diesen schnell den letzten Schliff verleihen, klingelt das Telefon und man wird genötigt die Nachfragen eines Kunden zu einem anderen Projekt zu beantworten.

So oder so ähnlich geschieht es in deutschen Büros millionenfach. Jede Email, jeder Anruf, jede Nachfrage des Kollegen sorgt für eine ungewollte und nicht vorhersehbare Arbeitsunterbrechung. Einer Untersuchung der University of California zufolge, können sich Arbeitnehmer durchschnittlich drei Minuten am Stück mit einer Aufgabe beschäftigen, bevor sie von Telefon, E-Mail und co unterbrochen werden.

Multitasking ist unproduktiv

Viele Arbeitnehmer versuchen dem hohen Pensum gerecht zu werden, indem sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Doch Multitasking funktioniert nicht.

Der Mensch kann nur eine Aufgabe auf einmal bearbeiten. Selbst wenn wir glauben, etwas gleichzeitig zu erledigen, schaltet das Gehirn in Wahrheit zwischen den Aufgaben hin und her.

Dadurch verlängert sich die Bearbeitungszeit einer Aufgabe. Die gefühlte Zeitersparnis ist also eine Illusion. Zusätzlich verringert sich die Leistungsfähigkeit des Gehirns, wenn wir gleichzeitig statt nacheinander arbeiten.

Diese Leistungseinbußen belaufen sich Forschern der Universität in Michigan zufolge auf 20% bis 40%. Zudem steigert Multitasking das Unfallrisiko, weil die Informationsfülle schnell zur Überforderung führt und der Überblick verloren geht.

Arbeitsunterbrechungen erzeugen Stress

Also doch lieber die gegenwärtige Aufgabe für die neue unterbrechen?

Nicht unbedingt, denn nach der Unterbrechung fällt es uns oftmals schwer, zur Ursprungsaufgabe zurückzufinden. Wichtige Informationen sind dann häufig schon vergessen worden, sinnvolle Geistesblitze und Schlussfolgerungen können nicht mehr erinnert werden und somit muss ein beträchtlicher Teil der Aufgabe wiederholt werden.

Kommt es zur erneuten Unterbrechung, steigt die Angst, keines der angefangenen Projekte fertigstellen zu können. Wer ständig neu anfangen muss, entwickelt außerdem negative Emotionen.

In beiden Fällen entsteht schließlich Stress.

Gegen gelegentlichen Stress ist nichts einzuwenden, aber chronischer Stress macht krank, führt zu einer Reihe von körperlichen und psychischen Symptomen (Magen-Darmprobleme, Bluthochdruck, Übergewicht, Herz-Kreislauferkrankungen etc.) und kann schließlich in klinischer Depression oder Burnout münden.

Tipps und Tricks im Umgang mit Arbeitsunterbrechungen

Was also tun, wenn wieder einmal alles über einem zusammenbricht?

Wenn eine sofortige Bearbeitung der neuen Aufgabe nicht unbedingt nötig ist, sollte die aktuelle Aufgabe beendet oder zumindest an einen guten Punkt gebracht werden, bevor man sich der neuen Aufgabe zuwendet.

Handelt es sich um einen Notfall, auf den man direkt reagieren muss, sollte man wenigstens noch einen Notizzettel anlegen, um die wichtigsten Gedankengänge festzuhalten. Bei Überlastung können außerdem die Kollegen um Unterstützung gebeten werden.

Zusätzlich sollte an einer langfristigen Lösung des Problems gearbeitet werden.

Das bedeutet z.B., dass man für ausreichend Pausen und Entspannungsmöglichkeiten an Arbeitsplatz sorgt, aber auch Umgangsregelungen mit den Kollegen bespricht (zwischen 10-12 Uhr nur in Notfällen stören).

Sinnvoll ist es auch, die Begleitumstände zu analysieren. Kommen Arbeitsunterbrechungen z.B. gehäuft durch einen spezifischen Kollegen zustande, könnte mit diesem über das Problem geredet werden. Kommt es hingegen oftmals am Vormittag zu Störungen, sollte man die wichtigsten Projekte lieber auf den Nachmittag legen etc.

Wer es sich leisten kann, der richtet eine stille Stunde ein, in der alle elektronischen Geräte ausgeschaltet werden und Kollegen Besuchsverbot haben oder schafft so wie Albert Einstein das Telefon zu Hause / am Arbeitsplatz gleich ganz ab.

Enorm hilfreich ist es außerdem, dass E-Mail-Programm so einstellen, dass die Nachrichten entweder manuell oder nur in bestimmten Zeitintervallen abgerufen werden.

Und was lernen wir daraus?

Ein Großteil der arbeitsbezogenen gesundheitlichen Probleme entsteht durch die Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Häufige Arbeitsunterbrechungen und der Zwang zum Multitasking führen zu Überforderung und lösen Stress aus.

Wird dieser chronisch, kann er zu erheblichen physischen und psychischen Beeinträchtigungen führen. Darum tut man gut daran, seine persönlichen Arbeitsstressoren zu ergründen und diese auszubalancieren oder gänzlich zu beseitigen. Viele kleine Tricks können dabei helfen, den arbeitsbezogenen Stress zu reduzieren.

Meine YouTube-Folge zum Thema Multitasking